mmvos.nl mmvos.nl
Brede blik, scherpe focus Advies & ondersteuning in informatiemanagement, kennismanagement en projectmanagement.

Kennisdeling

Een bekende kreet uit kennismanagement is Kennis Delen = Kennis Vermenigvuldigen. Hoe meer mensen in je organisatie bepaalde kennis hebben, hoe beter en vaker het wordt toegepast en hoe kleiner de kans dat de kennis verdwijnt. Maar hoe stuur je bewust op meer of effectievere kennisdeling?

Kennis delen kost tijd en energie

Sommige medewerkers delen graag en spontaan kennis en zullen het in elke omgeving doen. De meeste medewerkers doen het echter alleen onder bepaalde voorwaarden. Kennis delen kost tenslotte tijd en energie en wordt afgewogen tegen andere activiteiten. Wie kennisdeling wil stimuleren moet aansluiten bij de persoonlijke motivatie van medewerkers. Maar er zijn een aantal omstandigheden die kennisdeling voor iedereen belemmeren.meer lezen

  1. Een hoge werkdruk, waarbij urgente zaken voorgaan. Als je in een drukke periode niet expliciet uren opzij zet voor kennisdeling krijgen zaken voorrang waar je wel uren voor kunt schrijven, of waar een heldere deadline voor is.
  2. Weinig of geen contact tussen collega's van verschillende onderdelen. Als je alleen collega's spreekt die hetzelfde werk doen weet je niet wie er verder iets aan jouw kennis zou kunnen hebben. Je weet niet wat anderen precies doen, dus ook niet hoe hun kennis jou zou kunnen helpen.
  3. Een cultuur waarin kennis macht is. Als het je status ten goede komt als jij de enige bent die iets weet of kan, is kennisdelen ongunstig voor je eigen carrière.
  4. Een cultuur waarin kwetsbaarheid wordt afgestraft. Om kennis te delen moet je eerlijk zijn over wat je wel en niet weet. Als je het risico loopt voor dom uitgemaakt te worden, of bij de volgende bezuinigingsronde als incompetent gezien te worden, stel je je vragen niet. En wat als je advies geeft aan een collega, maar dat blijkt niet honderd procent te kloppen?
  5. Formele of bureaucratische processen om kennis te delen. De drempel om kennis te delen moet zo laag mogelijk liggen. Toestemming moeten vragen voor deelname aan een kennissessie, uit moeten zoeken hoe je een bericht op intranet plaatst, drie reviewrondes voordat items in de kennisbank komen te staan, een te strakke deadline voor de nieuwsbrief - het vreet energie en maakt dat een heleboel mensen het al bij voorbaat opgeven.

Besef: Kennis is meer dan informatie

Kennis is niet in documenten of bestanden vast te leggen, maar zit in de hoofden van mensen (verschil data, informatie, kennis). Het uitdelen van documenten of computerbestanden is dus niet hetzelfde als kennis delen. Kennis kun je alleen delen als de ontvangende partij actief meewerkt. Misschien vertel je een verhaal over je ervaringen. Als je collega op dat moment in zijn hoofd een boodschappenlijstje maakt gebeurt er niets. Maar als hij jouw ervaring vertaalt naar zijn eigen praktijk en zijn eigen lessen trekt deel je kennis.

Probeer interactie te creëren

meer lezen

Hoe actiever collega's betrokken zijn bij wat er gebeurt, hoe groter de kans dat ze er nieuwe kennis van opdoen. Een presentatie is beter dan een boekje, maar een workshop of groepsdiscussie is beter dan een presentatie. Niet iedereen leert op dezelfde manier. Het helpt dus om dezelfde kennis op verschillende manieren te delen. Bijvoorbeeld een kennissessie waarbij die begint met beelden, vervolgens een actieve groepsdiscussie en na afloop een heldere samenvatting van de conclusies op het intranet.

Denk ook eens aan het delen van vaardigheden

meer lezen

De meeste organisaties huren regelmatig trainers in om vaardigheden aan te leren aan hun medewerkers, of het nu gaat om het gebruiken van nieuwe software, leren presenteren of omgaan met lastige klanten. Veel van die kennis hebben ze elders al in huis: collega's hebben die vaardigheden al geleerd. Een formele trainingssessie heeft natuurlijk voor- en nadelen. Twee van de belangrijkste voordelen van leren van collega's zijn dat die beter weten wat er in deze organisatie van belang is dan een trainer en dat het een betere band kweekt tussen (verre) collega's.

Binnen en buiten de dagelijkse praktijk

meer lezen

Veel mensen passen kennis alleen toe in de context waarin ze die hebben opgedaan. Effectieve, spontane kennisdeling gebeurt daarom vooral tijdens het werk zelf, of in een korte pauze. Dat is het moment waarop de nieuwe kennis verbonden kan worden aan de eigen praktijk. Collega's delen kennis door anecdotes te vertellen, met elkaar mee te kijken en mogelijke oplossingen met elkaar te bespreken. Wie altijd alleen werkt kan zijn kennis dus moeilijker delen. Stimuleer dat mensen samen werken en je geeft ze kansen voor kennisdeling. Wanneer medewerkers het grootste deel van de tijd alleen werken worden formele overleggen en gezamenlijke activiteiten belangrijker voor kennisdeling. Stimuleer dat ook door de opzet en sfeer tijdens dergelijke bijeenkomsten. Denk bijvoorbeeld eens aan casusbesprekingen met collega's, jaarlijkse meeloopdagen, intervisiegroepen, borrels in werktijd, betaalde lunches of andere manieren waarop medewerkers elkaar spreken zonder dat er andere agendapunten voorgaan.

Hoe zorg je dat mensen die tijd en energie vrijmaken?

Maak het zo gemakkelijk mogelijk. Zorg dat medewerkers elkaar on- of offline regelmatig treffen. Kies ondersteunende tools in overleg met je medewerkers en oefen met ze hoe ze ze kunnen gebruiken. Maak in de functiebeschrijvingen en/of urenadministratie duidelijk dat een paar uur per week besteden aan kennisdeling normaal is. meer lezen

Geef complimenten en voordelen aan medewerkers die kennis delen. Maak duidelijk dat vragen stellen en om hulp vragen als je iets niet kunt je op termijn een betere medewerker maken. Zorg dat het management zelf het goede voorbeeld geeft.

Hierbij is het belangrijk dat je aansluit bij de cultuur van je organisatie, de bestaande gebruiken en de behoeften van de medewerkers. Lopen mensen gemakkelijk bij elkaar binnen, dan is thuiswerken een bedreiging voor je kennisdeling. Is iedereen continu online, dan kunnen corporate social media zoals Yammer wellicht aanslaan. Verdienen mensen een bonus, maak kennisdeling dan deel van de voorwaarden. Misschien heeft uw organisatie behoefte aan een comfortabele ruimte waar mensen die even samen willen praten zonder reserveren kunnen gaan zitten. Of een camera, waarmee snel instructiefilmpjes kunnen worden opgenomen. Om er achter te komen wat bij u werkt is een kwestie van goed analyseren hoe kennisdeling nu verloopt en vervolgens experimenteren.