mmvos.nl mmvos.nl
Brede blik, scherpe focus Advies & ondersteuning in informatiemanagement, kennismanagement en projectmanagement.

Kennisborging

De wereld staat niet stil en dus kan onze kennis over de wereld ook niet stil staan. Vakkennis kan verouderen, ervaringskennis minder relevant worden, vaardigheden achteruit gaan als we ze niet dagelijks meer gebruiken. Elke organisatie die bewust bezig is met kennismanagement moet daarom nadenken over kennisborging. Met het borgen van kennis als organisatie bedoel ik:

De vakkennis van medewerkers actueel houden

meer lezen

Dit kan formeel, zoals door nascholing, bijscholing, het volgen van opleidingen en het behalen van certificaten. Maar denk ook eens aan abonnementen op vakbladen (en de tijd om deze te lezen), deelname aan congressen, een op maat gesneden wekelijks nieuwsoverzicht of demonstraties van nieuwe apparatuur of software. Door het persoonlijke ontwikkelingsplan van medewerkers te koppelen aan de kennisstrategie van de organisatie als geheel zorg je ervoor dat kritieke kennisgebieden prioriteit krijgen. Niet alle medewerkers zijn gemotiveerd genoeg om hun kennis buiten werktijd bij te houden. Het kan op lange termijn wel eens duurder zijn om hun kennis achteruit te laten gaan, dan binnen werktijd uren in te ruimen voor het bijhouden van de ontwikkelingen op hun vakgebied.

Opgeslagen informatie & kennis actueel en correct houden

meer lezen

Veel organisaties maken gebruik van tools als kennisbanken, relatiesystemen en wiki's om informatie makkelijk beschikbaar te maken. Om van informatie naar actieve kennis te komen stimuleren ze dat medewerkers bijvoorbeeld actief meeschrijven aan de wiki's, hun lessons learned of ervaringen met een bepaalde klant toevoegen, comments geven op elkaars posts of discussiëren over de bruikbaarheid van de opgeslagen casussen. Dit kan een heel goed middel zijn om kennis te delen, maar dergelijke systemen raken snel vervuild. Voor elke kennisbank, wiki of ander informatiesysteem moet iemand de rol van informatiemanager krijgen. De informatiemanager checkt periodiek of de nieuwe toevoegingen correct zijn en of de oudere content nog actueel genoeg is. Kies voor deze rol iemand die goed bekend is met de onderwerpen van de kennisbank, maar ook gevoel heeft voor teksten en waar nodig anderen achter de broek kan zitten om zaken te actualiseren. Dit geldt overigens niet alleen voor teksten en spreadsheets met informatie, ook filmpjes, opgenomen webinars en opgeslagen chatsessies kunnen verouderd raken en medewerkers op het verkeerde been zetten.  

Voorkomen dat relevante kennis de organisatie uit loopt

meer lezen

Kennis zit in de hoofden van mensen. Als die mensen weg lopen, ben je de kennis vaak kwijt. Het is dus heel riskant om kritieke kennis maar door één expert op te laten bouwen. Als deze medewerker morgen een mooi aanbod krijgt van een concurrent, of onverhoopt onder de tram komt, ontstaat direct een probleem. De belangrijkste maatregel hiertegen is kennisdeling, zodat er altijd meerdere mensen op de hoogte zijn van de belangrijkste zaken. Sommige kennis is dossier-specifiek, zoals over de geschiedenis van een project of de relatie met een bepaalde leverancier. Om te voorkomen dat deze kennis verdwijnt kun je al bij het toekennen van een belangrijk project, klant of dossier een tweede persoon aanwijzen die als achtervang fungeert. Om dit goed te laten werken moet er wel genoeg tijd en gelegenheid zijn om de achtervang regelmatig bij te praten. Dit laatste ontbreekt nog wel eens als uren worden bijgehouden per project, maar de achtervang hier niet op mag schrijven.

Voorkomen is beter dan genezen, maar soms komt het toch voor dat kennis maar bij één medewerker bekend is. In de vakantie van deze medewerker ontstaat een probleem dat niemand kan oplossen. Of het blijkt in een kennisinventarisatie. Zodra het in beeld is, kun je het actief aanpakken. Op dat moment is het vaak nog mogelijk om methoden in te zetten zoals meester-gezel relaties of een door de specialist zelf opgesteld trainingsprogramma voor zijn collega's, die een langere doorlooptijd kennen. Of om het onderwerp prioriteit te geven in je gewone programma van kennisdeling.

Hier is het vaak te laat voor als de medewerker eenmaal heeft besloten weg te gaan. Ook als kennis goed gedeeld is in de organisatie is dit een cruciaal moment voor kennisborging: de opvolger moet de juiste kennis hebben om het werk over te nemen. De overdracht van taken en verantwoordelijkheden moet gepaard gaan met een overdracht van relavnte informatie en kennis. Er zijn een hoop tips <link> te geven hoe je het succes van die kennisoverdracht kunt vergroten. Het belangrijkste is echter om te beginnen vóór de vertrekkende medewerker de deur uit is en zoveel mogelijk contact in te plannen tussen hem en de opvolger.

Voorkomen dat relevante kennis wegzakt door gebrek aan oefening

meer lezen

Sommige kennis gebruik je zelden, maar is toch relevant. Denk bijvoorbeeld aan hoe je moet handelen in verschillende crisissituaties. Ook vaardigheden zoals omgaan met specifieke software, communiceren met clienten, of programmeren in een bepaalde programmeertaal, gaan achteruit als je ze een tijd die gebruikt. Als medewerkers een tijdlang in een project werken of om andere redenen niet alle normale taken uitvoeren die bij hun functie horen verliezen ze ook een deel van de basiskennis die hier bij hoort. Vaak weegt dit verlies op tegen nieuwe kennis, of de noodzaak dat bepaalde taken worden uitgevoerd. Kennisborging kan dan betekenen dat je op de terugval anticipeert, door de medewerker zo nu en dan terug te halen naar de normale situatie of na afloop een inwerkperiode gunt. Maar kennisborging is ook kritisch kijken naar de eigen praktijk: zijn de werkpaketten van de medewerkers gevarieerd genoeg om hun vaardigheden op pijl te houden, of kiezen we voor specialisatie? Goede kennisborging focust niet alleen op de totale hoeveelheid kennis in de organisatie, maar ook op duurzame inzetbaarheid van vaste medewerkers.