mmvos.nl mmvos.nl
Brede blik, scherpe focus Advies & ondersteuning in informatiemanagement, kennismanagement en projectmanagement.

Hoe kun je toch relevante kennis overdragen in complexe projecten?

nov 15, 2014
 

Hoe draag je toch relevante kennis over?

In mijn vorige blog gaf ik een aantal redenen aan waarom kennisoverdracht bij grote ICT-projecten bij de overheid vaak moeilijk is. Toch moet het mogelijk zijn. Maar hoe pak je dat aan?  

  1. Maak tijd vrij ruim vóór het definitieve einde van het project. Er zijn altijd urgentere zaken die voor lijken te gaan en als het project is afgelopen zul je de mensen vaak met moeite weer terug weten te krijgen.
  2. Maak verbinding mogelijk tussen vakprofessionals met zo veel mogelijk raakvlak in functie en/of achtergrond. In principe heeft iedereen in het projectteam zinnige kennis over te dragen – probeer ze in contact te brengen met iemand die deze kennis nodig gaat hebben.
  3. Laat papier en mail los en kies voor vormen die interactie bevorderen en/of een letterlijk inkijkje geven in wat je wilt overdragen. Niet alles hoeft uiteindelijk gedocumenteerd te worden – als de kennis maar in de hoofden zit bij de juiste mensen!

 Hoe kun je dat nu concreet inrichten? Op talloze manieren, afhankelijk van tijd, locaties, cultuur en middelen. Een drietal voorbeelden:

Voorbeeld 1: Interviews tussen professionals

(Geschikt als je pas tijd hebt tegen het einde van het project en de locatie van het project en de organisatie aan wie je het over draagt niet al te ver uit elkaar liggen.)

Een workshop  van een uur, in een omgeving waarin het mogelijk is om in kleine groepjes privé te praten.  Na een korte introductie (doel en vorm) gaan tweetallen of groepjes vakprofessionals van het project en de beheersorganisatie bij elkaar zitten om te praten. De mensen zijn gematcht naar vakgebied en/of functie. De medewerker(s) van de organisatie die het project overneemt interviewt de projectmedewerker. Hiervoor krijgt hij een aantal voorbeeldvragen, waar hij naar believen van mag afwijken. Beide partijen hebben de vragen al een week eerder gekregen, zodat ze er over na konden denken. Bijvoorbeeld:

  • Waar maak je je zorgen over, als het project straks bij ons ligt? Wat kan er mis gaan?
  • Wat had je eigenlijk anders willen doen, en waarom is dat niet gelukt?
  • Waar hebben jullie afgeweken van de normale procedures en waarom is dat gedaan?
  • Bij wie of waar moet ik zijn als ik meer wil weten over …?
  • Met welke collega’s van jou moet ik eigenlijk ook nog praten?

De centrale terugkoppeling na afloop kan kort zijn, er is geen noodzaak tot documentatie.

Voorbeeld 2: Yammer-community en yamsessies

(Geschikt als je al van begin of aan tijd uitrekt voor kennisoverdracht, maar het project en de mensen aan wie je wilt overdragen fysiek vrij ver uit elkaar zitten)

Een externe yammer-groep, waarop leden van beide/alle organisaties kunnen inloggen. Vragen die opkomen aan beide kanten worden op de chat gegooid. Doordat je op yammer ook links en documenten kunt delen is het mogelijk een vraag te beantwoorden in de chat, maar ook met een schermafdruk, of zelfs een filmpje. Op gezette tijden is er een zogenaamde yam-sessie, waarbij iedereen tegelijkertijd inlogt en een bepaald thema wordt behandeld. Hier komen tegen het einde van het project zaken aan de orde als ‘wat hebben jullie nog nodig om het straks over te kunnen nemen?’

Voorbeeld 3: Meekijken op elkaars werkplek

(Geschikt als je vaardigheden wilt overdragen)

Medewerkers van beide organisaties gaan fysiek samen werken, op dezelfde locatie. Met laptop en citrix-omgeving valt tegenwoordig vaak gemakkelijk van een andere locatie te werken, dus waarom niet naast je tegenhanger bij de andere organisatie? Zo kunnen medewerkers van elkaar zien hoe ze werken en issues die ze tegenkomen gelijk tegen elkaar aan houden.