mmvos.nl mmvos.nl
Brede blik, scherpe focus Advies & ondersteuning in informatiemanagement, kennismanagement en projectmanagement.

Project afgelopen? Vergeet de kennis niet bij de overdracht!

nov 14, 2014
 

Project afgelopen? Vergeet de kennis niet bij de overdracht!

Elk project is tijdelijk. Soms duurt het maar een paar weken, soms wijd je er jaren van je leven aan, maar elk project stopt uiteindelijk. Je weet daarom al vanaf het begin dat je de resultaten over zult moeten dragen aan de staande organisatie. Het blijft daarbij niet bij het overdragen van het gerealiseerde product: Beheerders en gebruikers hebben kennis en informatie nodig om het product te beheren, doorontwikkelen en gebruiken.

In kleine organisaties weet je precies aan wie je het over moet dragen en zijn de toekomstige gebruikers en beheerders allang betrokken bij het project. In grotere projecten is dat moeilijker, zeker als het gaat om het ontwikkelen van een oplossing die meerdere organisaties gaan gebruiken.

Grote ICT-projecten in de publieke sector

In grote ICT-projecten voor de overheid begin je vaak aan een project zonder dat vaststaat wie het resultaat uiteindelijk gaat beheren. De gebruikers, die verspreid zullen zitten in talloze organisaties, worden vertegenwoordigd in overleggen, maar zijn zelf vaak maar oppervlakkig aangehaakt. De ICT-oplossing die wordt gemaakt in het project is aan het einde af, maar blijft dat niet: de techniek schrijdt voort en beheerders en gebruikers zullen met nieuwe eisen komen, nu ze echt met het product gaan werken.

Wat betekent dat nu voor een soepele overdracht?

Allereerst is het voor de projectorganisatie moeilijk om in te schatten wat ze over moeten dragen. Juist in direct contact met beheerders en gebruikers leer je wat de mensen al weten, wat hun vaardigheidsniveau is en welke onderwerpen voor hen belangrijk zijn. Als je niet weet aan wie je over moet dragen ben je geneigd je voorbereiding van die overdracht uit te stellen: dat komt wel als alles af is. Het gaat tenslotte om de resultaten die je oplevert, niet?

Ten tweede hebben de mensen die een groot ICT-project draaien vaak minder gemeen met de mensen aan wie ze overdragen, dan het geval is in kleine projecten. Ze zijn geen onderdeel van dezelfde organisatie, weten weinig van het vakgebied van de gebruikers af en lopen ook niet zo gemakkelijk even bij hen binnen. Ook tussen de ICT-ontwikkelaars en de ICT-beheerders zit een cultuur- en interesseverschil,  dat nog versterkt wordt als ze niet met elkaar mee kunnen kijken.

Ten derde zal een hoop overdracht gebeuren aan en door tussenpersonen, die de zware rol hebben te vertalen tussen twee groepen mensen die elkaar niet of nauwelijks rechtstreeks te zien krijgen. Dit vergt een hoop van het analytisch en invoelend vermogen van de tussenpersoon. Elke extra laag maakt de kans op miscommunicatie groter. De tussenpersonen weten dat zelf ook en doen hun uiterste best om te voorkomen dat iets belangrijks vergeten wordt. Ze vragen zaken zwart op wit te zetten, maken lijsten met documenten en registreren wat er al binnen is en wat er nog ontbreekt.

Informatieoverdracht, geen kennisoverdracht

De combinatie van deze factoren maakt dat het moeilijk is om kennis over te dragen: kennisoverdracht gebeurt niet achteraf maar in de context van de dagelijkse werkzaamheden, heeft direct contact nodig tussen overdrager en opvolger en is moeilijk te vangen in vinkenlijsten en documenten.